Fem effektive samlivsråd for bytte av IT-system

Fem effektive samlivsråd for bytte av IT-system

Det estimeres at opptil 75 prosent av IT-prosjekter mislykkes. Det vil si: Gevinsten ved bytte til nytt IT-system uteblir helt eller delvis. Årsaken ligger ofte i mangelfull investering i kommunikasjon og endringsledelse.

For når store IT-prosjekter skal rulles ut handler de fleste problemstillingene ikke om teknologi – men om mennesker, endring og kommunikasjon. Det er nemlig med IT-systemet og brukeren som i alle forhold: Når kommunikasjonen svikter går det fra søtt til surt på rekordtid.

Her er noen samlivsråd:

Tips 1: «Show commitment»
Solid forankring i toppledelsen er sentralt for å lykkes med IT-prosjektet. Hvis sjefen vingler kan man ikke forvente at den ansatte er trofast. Fortell at IT-systemet er viktig for brukeren, og hva det nye IT-forholdet vil bety.

Konklusjon: Vær tydelig på at «dette vil vi». Men erkjenn at selv de beste forhold kan ha behov for samlivsterapi fra tid til annen. Se Tips 3.

Tips 2: Snakk sammen
Forventningen til Return On Investment (ROI) i forholdet mellom det nye IT-systemet og brukeren er ofte skyhøy. Men som kjent: Ingen Return uten Investment.

Brukeren må forstå hva som skjer, hvorfor og hva som er forventet av ham eller henne. IT-prosjektet på sin side må vite hvilken informasjon som er viktig for brukeren, hvilken opplæring som trengs og når. Dette kommer altså ikke av seg selv.

Konklusjon: Sett av tid til å prate. Strategisk forankret kommunikasjon og god endringsledelse er avgjørende investeringer – og helst før forholdet mellom IT-system og brukeren surner.

Tips 3: Samlivsterapi
Nærmeste leder er informasjonskanal #1 for de fleste ansatte. Søt musikk mellom det nye IT-systemet og brukeren er derfor avhengig av god mellomledelse.

Mellomleder er den som best kan a) oversette fra corporate speak hva som er forventet av den enkelte og b) gjøre de nødvendige endringene meningsfulle. Og forhandle når det oppstår konflikter og gnisninger.

Konklusjon: Mellomlederen må øremerkes og utstyres til rollen som samlivsterapeut. Mellomlederen er den perfekte megler mellom IT-systemet og brukeren – og kan avverge mye ufred og misforståelser i forholdet.

Tips 4: Behold gløden
Det er lett å glemme romantikken i en hektisk hverdag. Når IT-prosjektet koker av kravspesifikasjoner og deadlines er det viktig å også fokusere på å mobilisere brukerens entusiasme for det nye IT-systemet, og skape oppslutning om den retningen forholdet går i.

Konklusjon: Gjør hyggelige ting sammen. Kanskje en morsom konkurranse rundt navnet til det nye IT-systemet? Glede er viktig skal samlivet mellom bruker og IT-system bli vellykket.

Tips 5: Snakk og lytt på samme kanal
En liten historie for å illustrere. I et forsøk på å gjøre noe hyggelig for min nye kjæreste, kjøpte jeg (som elsker roser) en stor bukett til det jeg mente måtte bli en vellykket overraskelse. «Jeg er allergisk mot blomster,» forklarte han sitt manglende gledesutbrudd med, «men jeg vet at du elsker det».

To dager senere fikk jeg en vakker blomsterbukett av ham – samt en verdifull påminnelse: Fokuser på mottakers, og ikke egne, behov og ønsker når du skal gi noe. Dette gjelder også informasjon i IT-prosjekter.

Konklusjon: Lytt til brukerens behov og ønsker. Kartlegg hvilken informasjon brukeren trenger fra IT-prosjektet, når han trenger det, hvilken kanal brukeren faktisk lytter på – og ta hensyn til dette i prosjekthverdagen.

Implementering av større IT-systemer krever mobilisering, endringsvilje og fokus på vedlikehold utover den første prosjektfasen, skal man få til en tilfredsstillende ROI.

En organisasjon som evner å tenke strategisk rundt kommunikasjonsbehov og endring, vil – med andre ord – kunne gå et langt og lykkelig ekteskap med det nye IT-systemet i møte.

Hva er dine råd og erfaringer med bytte av IT-systemer?

[Image: Ambro / FreeDigitalPhotos.net]

Om skribenten

Tonje er tilknyttet avdelingen for selskapskommunikasjon, med fokus på teknologi og media. Hun er tidligere kommunikasjonssjef i Ementor ASA, og har PR- og kommunikasjonserfaring fra IT-bransjen, blant annet som rekrutteringsansvarlig og PR-manager for Trolltechs aktiviteter i Asia og Europa.