Reisen fra interninformasjon til kommunikasjon

Reisen fra interninformasjon til kommunikasjon

Hva er god internkommunikasjon? Er det tilgang til ledere eller gode budskap eller en kombinasjon av ledere, budskap og riktige kanaler? Vi ser at mange selskaper beveger seg fra tradisjonelle intranettløsninger over til mer åpne interaktive løsninger for å kommunisere med medarbeiderne. Ledere er stadig navet. Det handler ikke bare om ledelse som prosess, men viktigheten av å kunne kommunisere – det å skape dialog ansikt til ansikt.

Forbausende mange mener at roten til dårlig medarbeidertilfredshet og arbeidsmiljø ligger i mangel på informasjon. Det er en sikker gjennomgangsmelodi fra de fleste organisasjonsundersøkelser – «hadde vi bare hatt bedre informasjon»… «hadde bare lederne vært bedre til å kommunisere». Dette til tross for at det produseres masse informasjon fra spesialister og kommunikasjonsavdelingene. Problemet er vel heller for mye uinteressant og ikke-relevant informasjon.

Intranett med få venner

Mange selskaper bruker mye tid og ressurser på avanserte intranettløsninger med ambisjoner om å skape nye mer effektive arbeidsformer og et senter for deling av erfaringer. Kommunikasjonsavdelingen er sentral i å produsere innhold. Den består ofte av journalister som har sitt hjerte i formidling, men kanskje ikke like mye i å tilrettelegge for dialogbasert kommunikasjon.

Tiden er imidlertid i ferd med å løpe fra det tradisjonelle intranettet. Intranett er ikke lenger den viktigste kanalen for kommunikasjon internt i en bedrift. Det har få venner – lave lesertall, artikler oppleves som lite relevante, det er fokus på å fortelle suksesshistorier som ledelsen synes er viktige og det hele virker polert og lite kritisk. Den interne informasjonsenheten blir i større grad sett på en desk og lite som en tilrettelegger for mer dynamiske kommunikasjonsformer.

Som en reaksjon fra medarbeiderne vokser det frem andre løsninger. Noen selskaper legger til rette for lukkede Facebook-grupper, men medarbeidere har for lengst lagt til hverandre som venner. Brukerstyrte løsninger fungerer fordi man har lyst til å dele.

Vi vil ha ledere som er gode til å kommunisere

På samme måte som man forventer enkle og tidsriktige kommunikasjonsløsninger, forventer man tilgang på ærlige og troverdige kommuniserende ledere. Du kjenner lett igjen ledere som er gode til å kommunisere: De liker å snakke på møter, de kan forklare retningslinjer og instruksjoner, de tilpasser innhold og budskap til publikumet sitt. De liker å snakke med medarbeiderne og er flinke til å lytte så vel til forslag som til klager. De er lette å nå, åpne med informasjonen, tidlig ute for å fortelle om endringer og forklarer hvorfor. De inngir kort og godt tillit.

Medarbeidere har høye forventninger til lederes kommunikasjonsferdigheter. De skal ikke bare informeres, de skal også involveres – ikke bare i trivielle saker som festkomiteer, men forretningsmessige utfordringer. De forventer at ledere er tøffe og åpne, at de er villige til å ta ubehagelige diskusjoner, at de deler resonnementer rundt vanskelige beslutninger. «Vi vil forstå!»

Vi ser også en økende trend vekk fra velregisserte hovedkontorvideoer hvor administrerende direktør snakker til medarbeideren, til konsepter a la HARDtalk hvor ledere blir grillet av enten eksterne eller interne journalister. Det å se ledere som står fast, ledere som må forsvare tidligere beslutninger, ledere som argumentere godt, ledere med gode budskap, ledere som fremstår som kunnskapsrike – det å tørre å blottstille seg gir respekt.

For at internkommunikasjon skal fortjene sin rolle må den bli et redskap for både ledere og medarbeidere. De må fri seg fra kanal og heller tenke arena. De må tilrettelegge slik at selskapet kan dra nytte av den energien medarbeidere har og de må dyktiggjøre ledere i kunsten å kommunisere – ikke gjennom artikler og e-poster, men i møte med medarbeidere.

[Foto: Creative commons 2.0 by cogdogblog]

Om skribenten

May Kristin er tilknyttet avdelingen for selskapskommunikasjon med fokus på endrings- og internkommunikasjon. Hun kommer fra stillingen som konserndirektør, med ansvar for HR og kommunikasjon, i Aktiv Kapital og har hatt lederroller i Telenor ASA, Telenor Business Consulting og Aschehoug forlag.